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ハイランド、リモートワークで従業員の期待値を調整する方法を公開

Hyland Software, Inc.


マネージャーやチームリーダー、あるいは人事部門では、おそらく従業員からリモートワークの要望が寄せられているのではないでしょうか。

Upwork (https://www.upwork.com/press/releases/third-annual-future-workforce-report#:~:text=Younger%20gen%20managers%20are%2028,teams%20will%20have%20remote%20workers.)社の予測では、2028年までに、すべての部署の73%でリモートワーカーを抱えるようになります。

リモートワークはますます一般的になりつつありますが、このような要望を叶えることは、ただ「わかりました」と答えれば済むものではなくなりました。期待値を調整したり、リモートワークに関する明確なポリシーを定義(https://www.hyland.com/en/complete-view/articles/standard/remote-productivity)したりしないと、組織や従業員は次のようなリスクに晒されることになります。

・従業員の燃え尽き症候群
・社会的孤立
・生産性の低下
・チームのコラボレーションの低下

お互いが画面で隔てられている状況で健全な職場環境を推進するには、どうすればいいのでしょうか。

また、オンラインのチームとオフィスにいるチームのコラボレーションを高めるために、経営幹部ができることは何でしょうか。


5 つのステップ: リモートワークで従業員の期待値を調整する方法

リモートワークの効率性を高めるために最初にすべきことは、在宅勤務に対する期待値の調整です。以下の 5 つの点を検討することで、リモートで働く従業員が最大限のパフォーマンスを発揮できるようになります。

1. コミュニケーションチャネルを用意する
ハイブリッドリモートまたはフルリモートの従業員と仕事をする際は、コミュニケーションが生産性の確保に大きな役割を果たします。

決められた勤務時間中は、リモートチームとオフィスの従業員の両方が互いに連絡を取れるようにする必要があります。まず、日常的なコミュニケーションに必要なツールを明確にすることから始めてください。

急ぎの問題があるとき、特に何度もやり取りする必要がある場合に、E メールで効率よく対処できるでしょうか。E メールが主要なコミュニケーション手段として機能しなくなった場合は、より迅速にメッセージをやり取りしたり、電話をかけたり、ファイルを送信したりできるように、コラボレーションツールや共有ワークスペースの導入を検討しましょう。

リモートの従業員は、仕事上のコミュニケーションだけでなく、休憩時間の雑談や廊下での立ち話といった職場での体験にも参加できなくなります。

このような交流をオンラインで促進するために、ソーシャルプラットフォームを構築するのも一案です。内容は、営業目標の達成といった重要な話から仕事以外の趣味の話まで、さまざまな話題が考えられます。このプラットフォームは、あらゆる従業員が居場所にかかわらず情報を共有できる場として機能します。

2. 勤務時間について合意する
リモートワークには柔軟性がつきものです。とはいえ、チームワークを推進したり効果的でタイムリーなコミュニケーションを促進したりするには、基本的なルールを定めておく必要があります。

適切なガイドラインがない場合、チームのメンバーは対応の遅れをカバーできなくなるかもしれません。場合によっては、誤解や不満につながることさえあるでしょう。

簡単な解決策としてまず実行できるのは、チームリーダーやマネージャーが、従業員に求める勤務時間帯をリモートワークのポリシーとして明記することです。

そのためには、標準の勤務時間を設定することが必要になるかもしれません。ただし、従業員が自分のライフスタイルに合わせてスケジュールを柔軟に調整できるようにしながら、納期、仕事の質、迅速なコミュニケーションを維持する必要があります。

3. 目標と成果を明確にする
組織によっては、労働時間と生産性を相関付け、大量のプロセスを従業員に強いて負担をかけるという過ちを犯しているところもあります。

しかし、重要なのは、時間やプロセスに焦点を当てるのではなく、結果を重視する文化に意識を切り替えることです。リモートであるかないかにかかわらず、結果を優先することで、従業員は目標の達成に向けて効率的かつ主体的に働くようになります。

その結果、従業員はより広い視野を持てるようになり、どこで(どのように)仕事をしていても、自分の仕事により大きな満足感を覚えるようになります。

「リモートワークで本当に苦労しているのは、『席に座っているだけ』のリーダー、つまり部下がデスクで『忙しくしている』のを見て満足していただけの人たちです。一方、結果を重視し、優れた成果を上げることに集中していたリーダーは、仕事のやり方などは気にせず、その仕事がうまくいくかどうかだけを考えていました。今活躍しているのは、そのようなリーダーです」

Bronwyn Saglimbeni 氏(コミュニケーションコーチ)
https://blog.hyland.com/leadership/leadership-in-the-digital-age/

4. 健康について定期的に話し合う
オフィスにいないチームメンバーの健康は見過ごされがちですが、そのような状況は生産性や従業員の定着率に悪い影響を与える可能性があります。

チームリーダーやマネージャーには、従業員が在宅勤務をどのように感じているか、時間を効率的に管理するために追加のリソースやヒント(https://blog.hyland.com/productivity/raise-your-remoteworking-game-with-juliet-funt-at-communitylive/)を必要としているかをオープンに話し合えるようにする責任があります。

オンラインで 1 対 1 で会話する場を設定して、自分から連絡することをためらいがちなリモートワーカーと話せるようにしましょう。また、もう少し対象を広げ、チームリーダーが毎日の業務開始時に、グループのコミュニケーションチャネルでちょっとしたおしゃべりをするといったことも考えられます。

5. チームスピリットを築く
リモートワークで最も懸念されることの 1 つが、社会的孤立です。

同僚から孤立し、企業文化から切り離されているような感覚に陥ると、仕事に関連したことでもそれ以外の面でもマイナスの影響が生まれることがあります。

チームリーダーまたは人事部門、あるいはその両方が、従業員の入社初日から率先して関わり合いを深めるようにしましょう。チームへのオンボーディングのベストプラクティスを(リモートまたはオフィスで)実践するなど、ごく簡単なことでもチームスピリットを育むのに役立つ可能性があります。

また、平日の仕事の合間にビデオ通話を利用してオンライン懇親会を開くこともできます。このような気軽なイベントは会社への帰属意識を高めるので、リモートワーカーが疎外感を抱いたり、その組織ならではの文化を育んでいる重要な従業員体験から取り残されたりすることがなくなります。


リモートワーカーをサポートするためにできること

リモートワークを採り入れれば、どのような場所にいる人材でも活用できるようになるため、飛躍的な成長を目指している組織にとっては貴重な機会となります。リモートワークに対応した組織は、従業員が自宅で生産的に働いているかどうかということよりも、仕事をしやすい環境を構築することに重点を置くようになるでしょう。リモートワーカーと経営陣の両方が満足するためには、この点が不可欠です。

従業員がリモートワークで最大限成果を上げられるようにするには、以下の点を確認してください。

・従業員がチームメンバーと簡単にコラボレーションできるリソースやツールがあるか?
・従業員が必要な情報を適切なタイミングで簡単に入手できるか?
・仕事に関連した活動だけでなく、オープンで居心地のよい雰囲気を作り上げているか?

リモートワーカーを管理しながら、増大するビジネスニーズに対応するにあたっては、適切な戦略が大きな違いを生み出します。

そのために役立つ戦略には、次のようなものがあります。

・クラウドでホストされたコンテンツサービス
https://www.hyland.com/en/platform
従業員がいつでもどこでも必要なときに、重要な情報に安全かつ拡張性の高い方法でアクセスできます。

・安全なエンタープライズファイル共有ソリューション
https://www.hyland.com/en/onbase/product/platform-capabilities/enterprise-file-sync-and-share
リモートワーカーと外部の関係者が機密情報を共有、確認、保管できます。

・自動化機能を備えた効率的なワークフローソリューション
https://www.hyland.com/en/resources/terminology/workflow
タスクを効率的にキャプチャし、管理できます。

ハイランドのクラウドホスティング型コンテンツサービスプラットフォーム(https://www.hyland.com/en/innovation/hyland-cloud)は、コラボレーションやコミュニケーション、そして質の高い仕事に必要なツールをリモートとオフィスの両方の従業員に提供します。ぜひ詳細をご覧ください。
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