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円滑な新型コロナワクチン接種に向けた自治体との連携 医療機関の予約受付・受付枠管理のシステム化を推進 ー電話応対などの業務量・人的ミスの削減を目指し横浜市役所に提案-

エンパワーヘルスケア株式会社
システムは約24,500医療機関が導入する「EPARK」のノウハウを活用

 全国の病院・クリニックの検索・予約受付サイト「EPARKクリニック・病院」を運営するエンパワーヘルスケア株式会社(本社:東京都 港区、代表取締役社長:矢島 義章)は、新型コロナウイルスのワクチン接種に際し、「ワクチン接種運用管理システム」を提供しています。  日本最大の自治体である横浜市は、市内医療機関におけるワクチン接種業務の円滑化を目指して、医療機関における予約受付・受付枠管理のシステム化を推進しており、その一環として、当社の提案に基づく「ワクチン接種運用管理システム」を紹介いただいています。当社は、当システムを導入いただく横浜市内医療機関にて、電話応対などによる業務量・人的ミスを削減し、ワクチン接種をより安全かつ円滑に行えるようサポートいたします。





加速するワクチン接種 医療機関でのワクチン接種率が鍵

 高齢者向けの新型コロナウイルスワクチン接種について、全国すべての自治体が、7月末までに完了する見通しであると6月16日の政府の調査に回答しています(※1)。高齢者を含め、それ以降の基礎疾患を有する方や一般の方までワクチン接種を早期完了させるためには、医療機関におけるワクチン接種割合を増やし、ワクチン接種を加速させる必要があります。
 横浜市では個別接種の予約受付に際した医療機関名や電話番号などの公表に伴い、医療機関への電話数が増加するなどの大きなオペレーション負荷がかかっています。それを受け、横浜市健康福祉局は横浜市における安全かつ円滑なワクチン接種運営のため、ワクチン接種施設における業務のひっ迫を緩和すべく、横浜市内の医療機関に対して、当社の提案に基づく「ワクチン接種運用管理システム」を紹介していただいています。
 ※1 総務省と厚生労働省が全1,741市区町村に行った調査を6月17日に発表した内容


ワクチン接種に伴い、医療機関をひっ迫させる要因

1.業務量増加
 通常の診療業務に加え、電話応対やそれ以外の業務増加が医療スタッフに混乱を引き起こしています。

問い合わせ・受付予約による「電話応対数」増加


ワクチン接種開始に近づくと、問い合わせや予約受付の電話が増加します。また、医療スタッフがそれらの電話を受けている間は、通常診療における業務が滞ってしまい、混乱をきたす可能性があります。


ワクチン「接種運営業務」の追加

ワクチン接種開始に伴い、通常の診療業務にワクチン接種運営業務(事前準備、ワクチン希釈、接種、接種後対応など)が追加され、医療スタッフが疲弊しやすい状態となります。




2.アナログな作業の追加
 アナログな作業は人的ミス(ヒューマンエラー)を引き起こす可能性があり、正確な予約受付・接種運営は難しくなります。

アナログな「電話」予約受付


口頭でのコミュニケーションは、相互の理解齟齬・聞き間違い・入力や確認間違いなどが生じるリスクがあります。


アナログなワクチン受付枠数管理、ワクチン接種円滑化システム(以下、V-SYS)への入力業務

予約受付時の「ワクチン受付枠数」や、V-SYS入力時の「予診票」の数え間違いが生じるリスクがあります。




 ワクチン接種に伴い業務量が増え医療スタッフに混乱が生じやすい中、新しい業務の追加は、医療スタッフを疲弊させ、アナログな作業では人的ミス(ヒューマンエラー)を引き起こしやすい状態へとなります。


アナログ作業をシステム化 安全かつ円滑なワクチン接種運営へ

 「EPARKクリニック・病院」は、これらの課題を下記の方法で解決します。
1.「EPARKクリニック・病院」へ、横浜市内でワクチン接種可能な医療機関を掲載


「EPARKクリニック・病院」に横浜市内で新型コロナワクチン接種

が可能な医療機関を掲載します。接種希望者はTOPページから診療科目
「新型コロナウイルスワクチン接種」とエリア(例:横浜市)・駅(例:横浜駅)などの条件で絞り込み検索でき、医療機関詳細ページでは選択した医療機関におけるワクチン接種に関する詳細情報の確認と、ワクチンの接種日時を指定して「ネット予約受付」ができます。
 これにより、「電話」の問い合わせ・受付予約数を減らし、電話応対数を削減します。また、ネット受付予約ページは、自治体の特設ページ・コロナワクチンナビ・医療機関HPからの遷移導線として設定することもできます。

 ※インターネットの操作に不慣れな方の問い合わせや予約受付にも効率的に対応できるよう、電話の「自動音声対応システム」なども提供しています。

2.ワクチン接種運用管理システムの提供


ネット受付予約機能


ネット受付予約システムを利用して、受付予約・キャンセル・予約日

時変更までをネットで完結させます。「EPARKクリニック・病院」の医療機関ページから受付予約ができ、医療スタッフによる接種者情報の「口頭確認」や「手入力」が生じないため、人的ミス(ヒューマンエラー)を削減します。また、予約受付・接種者情報管理をシステム化することで管理業務におけるミスも削減します。


ワクチン受付枠管理機能

「ネット受付予約機能」と連動し、受付予約・キャンセルなどに応じてワクチンの受付枠数を管理できます。さらに、リアルタイムかつ一目でワクチン受付枠数を確認できるため、V-SYSへ正確にワクチン数を入力できます。また、在庫数がゼロになると予約受付は自動でストップするため、過剰な予約受付を防ぐことも可能です。結果として、V-SYS入力時に生じる予診票原本の枚数を数える手間と、予約受付おける人的ミス(ヒューマンエラー)を削減します。





 安定した医療のためにはオペレーションが円滑である必要があります。新型コロナワクチン接種は、これまでにないオペレーションが追加され様々な課題が生まれます。エンパワーヘルスケア株式会社は、「ワクチン接種運用管理システム」などの提供により、医療機関のワクチン接種における運用課題を解決し、新型コロナウイルス感染拡大の終息に寄与してまいります。

 また、当社は「ワクチン接種運用管理システム」の導入にあたり、これまで約24,500医療機関のシステム導入に際して培ってきたノウハウを生かして、横浜市の医療機関にて予約手続等の混乱が予想されるワクチン接種を円滑に対応できるよう、当システムの導入から運用面までサポートいたします。



会員数3,600万人「EPARK」ノウハウ 10,000以上の施設掲載「EPARKクリニック・病院」



 会員数が3,600万人を超える「EPARK」は、2008年の開始以来、飲食・医療・旅行・ファッション・リラクゼーション・美容・スポーツ・自動車など生活に密着した多種多様な業種の予約・順番受付サイトです。医療業種の病院・クリニックについては「EPARKクリニック・病院」に10,000を超える施設の情報を掲載しています。患者様は地域を選択して病院・クリニックを探し、診療内容、こだわり、口コミなどを閲覧することができます。さらに、ネット受付予約システムを使用すれば電話受付時間を気にせず、受付予約をすることが可能です。「EPARKクリニック・病院」に掲載している施設の情報は、当社が独自に取材してページを作成するため、忙しい医療従事者にも好評を得ています。


ワクチン接種運用管理システム」に関する問い合わせ

<公式ページ>
 ・「新型コロナワクチン接種運用管理システム」:https://fdoc.jp/docs/for_clinic/lp/vaccine.html


<お問合せ、お申込み先>

 ・お申込みフォーム:https://ssl.fdoc.jp/login/enqueteEdit/index/EnqueteId/185
 ・お電話:0066-9801-0363890(通話料無料/受付時間 平日10:00~17:30)


参考

【EPARKクリニック・病院/EPARK歯科 概要】
 
エリアや日付、口コミなど豊富な条件で絞り込んで希望の病院・クリニック、もしくは歯科医院を見つけられる検索・予約サイト。リアルな病院・クリニック、歯科医院情報から、自分にぴったり合った医療機関を探せます。当社スタッフが全国の医療機関を独自に取材した情報や、豊富な口コミ、医師の経歴インタビュー、詳細な治療方針などを掲載し、医療機関の魅力を提供しています。また、サイト上で空き状況の確認やネット予約も可能です。現在、10,000件を超える病院・クリニック、13,000を超える歯科医院情報をそれぞれ掲載し、3,500万人のEPARK会員(※)に利用いただいています。
※EPARK会員とは、EPARKが提供する飲食、医療、旅行、ファッション、リラクゼーション、美容、スポーツ、自動車など多種多様な生活に密接に関連したサービスの順番待ちや予約できるサイトに登録する消費者です。

URL :EPARKクリニック・病院 https://fdoc.jp/
   :EPARK歯科   https://haisha-yoyaku.jp/

【会社概要】
・社名 : エンパワーヘルスケア株式会社
・代表者 : 代表取締役社長 矢島 義章
・所在地 : 東京都港区芝公園2-4-1 芝パークビルA館1F
・URL : https://www.empower-hc.com/
・設立年月 : 2000年5月19日
・従業員数 : 269名(2021年2月28日現在)
・資本金 : 1億円(2021年2月28日現在)
・事業内容 : 医療系ITソリューション事業
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